Bisnis.com, JAKARTA – Seiring dengan tanggung jawab baru yang diemban Pertamina Hulu Rokan (PHR) untuk mengelola Minyak dan Gas Bumi Wilayah Kerja (WK) Rokan mulai 9 Agustus 2021, PHR perlu melakukan proses transisi sistem teknologi informasinya yang berskala besar secara mulus.
Menyadari besarnya kontribusi dari teknologi sistem informasi di dalam proses tersebut, PHR menggandeng Microsoft sebagai mitra perusahaan dalam menerapkan teknologi modern untuk karyawan.
PHR melakukan modernisasi proses transisi untuk mengoptimalkan sumber daya mengingat banyaknya sistem yang perlu ditransisi di tengah situasi kerja hybrid, yaitu perpaduan kerja dari lingkungan kantor dan rumah.
Selain itu, modernisasi juga ditujukan untuk meningkatkan produktivitas karyawan dan mitra kerja dengan memanfaatkan perangkat komputer perusahaan ataupun pribadi untuk bekerja. Ada sekitar 26 backend systems dan lebih dari 3.000 perangkat komputer yang perlu mendapatkan akses dan aktif di sistem baru Pertamina setelah 8 Agustus 2021 tengah malam, agar kegiatan operasional berjalan lancar tanpa gangguan.
Yusfiannur, IT Infrastructure Architect Pertamina Hulu Rokan mengatakan bahwa sebagai bagian dari tim transisi, terdapat beberapa tantangan yang kami hadapi dalam menyiapkan proses transisi ini.
Pertama, kecepatan waktu. Tepat pada 9 Agustus 2021 pukul 00.00 WIB, semua sistem lama harus sudah diganti, dan sistem baru harus sudah siap dipakai.
“Kami perlu memperbaharui sistem operasi komputer untuk lebih dari 800 komputer karyawan PHR yang bekerja di rumah dan sekitar 2.200 komputer karyawan yang bekerja di kantor dalam kurun waktu terbatas,” ujarnya melalui siaran resmi yang diterima, Rabu (30/3/2022).
Kedua, lanjut dia, kompleksitas dan banyaknya sumber daya yang dibutuhkan dalam proses transisi apabila dilakukan secara konvensional. Pasalnya, di tengah masa pandemi Covid-19, keselamatan karyawan menjadi hal yang sangat penting, sehingga harus meminimalisir interaksi fisik antara karyawan dan tim IT.
“Hal tersebut akan sulit dihindari bila dilakukan dengan model lama di mana proses penggantian sistem harus dibantu oleh tim IT secara berdampingan. Karena itu, kami menggunakan Microsoft Endpoint Manager untuk mengoptimalkan proses transisi ini,” terangnya.
Seperti namanya, endpoint adalah suatu perangkat komputer yang terkoneksi dengan jaringan di mana ia terhubung; hal ini mencakup personal computer (PC), computer tablet, dan smartphone. Melalui Microsoft Endpoint Manager, sebuah solusi pengelolaan endpoint dari Microsoft, PHR dapat menyiapkan dan mengeksekusi keseluruhan proses transisi secara hybrid karena pengelolaan semua endpoint cukup dilakukan di satu platform.
Hal ini mendukung ekosistem perangkat yang beragam, memberikan proteksi terpercaya yang memungkinkan tim IT memiliki kontrol terhadap aset digital tanpa memengaruhi produktivitas pengguna, menghadirkan keamanan terpadu dengan kontrol keamanan Zero Trust, serta melindungi perangkat agar selalu sehat dan comply.
Proses transisi PHR sendiri dimulai pada Januari 2021 dan dibagi menjadi enam tahap; Pertama adalah Planning, yakni pada tahap ini, tim transisi menganalisis berbagai sistem yang perlu diubah, serta mengidentifikasi pengguna yang kritikal untuk mendukung operasi. Dengan demikian, pembaharuan dapat dilakukan secara gradual berdasarkan skala prioritas.
Kedua, Proof of concept, yakni menguji desain dan fungsi, serta melihat performa solusi endpoint. Ketiga, Cut over plan, yakni membuat rencana untuk pemutusan sistem dari perusahaan lama ke perusahaan baru yang akan dieksekusi pada saat transisi. Keempat, Apps packaging, yakni mengemas aplikasi-aplikasi untuk pengguna komputer yang kemudian tersedia di portal aplikasi perusahaan. Kelima, Build & piloting, yakni menguji keseluruhan rencana pada pilot user untuk memastikan seluruh skenario deployment dapat berjalan sesuai ekspektasi.
Terakhir, Keenam, Deployment, yakni melakukan penghapusan sistem lama dan pengunduhan sistem baru (wipe and load) pada ribuan perangkat yang digunakan karyawan PHR dan mitra kerjanya. Pada proses deployment ini, seluruh sistem berganti menjadi sistem PHR tepat pada 9 Agustus 2021 pukul 00.00 WIB.
“Selama proses transisi ini, kami berhasil melakukan penggantian sistem perangkat komputer secara cepat. Prosesnya juga berjalan dengan baik di hari pertama PHR resmi mengelola WK Rokan. Kami cukup mengirimkan satu USB thumb drive dan prosedur yang disertakan ke dalam paket human resource ke rumah karyawan. Dalam waktu 15 menit untuk proses wipe and load, karyawan dan mitra kerja sudah dapat masuk ke sistem yang baru dan mulai bekerja.
Dulu, proses penggantian sistem ini membutuhkan waktu 1 sampai 1,5 bulan yang melibatkan tim deployment besar. Kini, bisa diselesaikan dalam hitungan hari. Karyawan dan mitra kerja bahkan bisa melakukannya sendiri.
“Seiring dengan berjalannya waktu, kami juga melihat adanya pengurangan waktu yang dibutuhkan IT untuk memberi bantuan ke pengguna secara remote hingga 20% dan penanganan isu hingga 33%,”ujarnya.
Dari segi keamanan, tim IT juga dapat mengimplementasikan berbagai konfigurasi seperti role-based access, enrollment restriction, compliance policy, app protection policy, dan conditional access dengan mudah.
Penggunaan Microsoft Endpoint Manager dalam proses transisi endpoint PHR ini menjadi bagian dari pilot project bagi Pertamina sebagai perusahaan induk PHR dalam menerapkan konsep modern workplace, di mana perusahaan memberi kebebasan bagi karyawan untuk memilih sendiri perangkat yang ingin mereka gunakan (Choose Your Own Device/CYOD), baik itu perangkat milik perusahaan atau perangkat pribadi (Bring Your Own Device/BYOD).
Menurutnya, kesuksesan ini pun menjadi teladan transformasi digital Badan Usaha Milik Negara (BUMN) dalam mendorong pembangunan ekonomi nasional yang berkelanjutan, seiring dengan perkembangan zaman.
Wahjudi Purnama, Modern Work and Security Business Group Lead Microsoft Indonesia mengatakan sangat bangga dapat membantu PHR dalam melakukan transisi ini secara mulus. “Hal ini menjadi salah satu contoh best practice bagaimana pengimplementasian hybrid work yang tidak berkompromi terhadap aspek keamanan dapat dilakukan secara sederhana.,” ujarnya.
Ke depan, pihaknya percaya bahwa kebutuhan hybrid work akan meningkat secara signifikan dan Microsoft siap untuk mendukung setiap penggunanya dalam implementasi cara kerja modern ini
