Bisnis.com, JAKARTA - Pertumbuhan dan sirkulasi dokumen dalam jumlah besar menjadi tantangan yang tidak ada habisnya apabila tidak didukung tata kelola berbasis teknologi.
Masih banyak institusi yang harus mengelola dan mendata surat atau dokumen seperti surat masuk dan keluar, review konsep surat, serta disposisi surat secara manual atau belum terintegrasi. Namun jika jumlah surat masuk, surat keluar, dan disposisi yang dikelola sudah mencapai ribuan, hal ini sulit dilakukan tanpa dukungan aplikasi yang memadai.
Pemrosesan surat manual seringkali menghadapi ketidakpastian waktu untuk verifikasi hingga finalisasi dengan tanda tangan.
Karena itu, PT Multipolar Technology Tbk (Multipolar Technology) menghadirkan aplikasi MailApp siap pakai yang mudah digunakan, aman, serta dapat diintegrasikan dengan aplikasi kolaborasi yang umum dipakai sehari-hari seperti email dan Office 365.
MailApp memiliki fitur lengkap yang memudahkan pembuatan berbagai jenis surat berdasarkan format standar, pengarsipan terpusat, pelacakan surat, dan kemampuan menangani dokumen dalam jumlah hingga ribuan setiap bulannya. Untuk mendukung mobilitas, MailApp juga dilengkapi dengan fleksibilitas akses via aplikasi mobile.
Erlina, Division Head Project Management Office Multipolar Technology mengatakan MailApp dikembangkan sendiri oleh Multipolar Technology, dan menyuguhkan kemampuan merekam dan melacak histori persetujuan dokumen, sistem editor yang user friendly, lengkap dengan fitur digital signature dan QR Code.
Pencarian surat atau berkas dapat dilakukan secara cepat dengan fitur pencarian melalui beberapa parameter, dan penelurusan pemrosesan surat bisa diketahui setiap saat melalui log surat. Dengan aplikasi yang berbasis web dan mobile, MailApp bisa diakses dari mana pun dan kapan pun secara mudah dan cepat.
“Keunggulan lainnya adalah, pengoperasian MailApp demikian mudahnya karena aplikasi ini terintegrasi dengan Microsoft Word dan Microsoft Exchange atau Outlook yang sudah biasa kita pakai sehari-hari, sehingga tidak usah kuatir lagi dengan kesenjangan teknologi. Penata kelola administrasi persuratan bisa melakukan pemantauan melalui dashboard dan reporting dengan active chart, atau melakukan penyesuaian peran pengguna dan pengaktifan fitur tertentu hanya dengan setting parameter saja,” tambah Erlina keterangan tertulis.
